Вкладыш в трудовую книжку в рб

Ведение трудовых книжек: памятка нанимателю

Вкладыш в трудовую книжку в рб

У каждого работника должна быть трудовая книжка. Это его главный документ о трудовой деятельности. А обязанность завести и заполнить трудовую книжку, как правило, лежит на нанимателе. Рассмотрим основные правила ведения, хранения и учета трудовых книжек в организации.

Получение (заведение) и регистрация трудовой книжки

Принимая на работу нового сотрудника, наниматель еще до заключения трудового договора (контракта) должен потребовать у него трудовую книжку. Исключением являются лица, принимаемые на работу впервые, и совместители.

В первом случае наниматель самостоятельно заводит на работника новую трудовую книжку установленного образца. Во втором случае сведения о работе по совместительству в трудовую книжку новым нанимателем не вносятся.

Их могут внести в организации, являющейся основным местом работы, по желанию сотрудника .

На заметку
Чтобы приобрести новые бланки трудовых книжек, организации надо обратиться в местный исполком (в г.

Минске — в местную администрацию района) по своему месту нахождения. Это целесообразно сделать заранее, чтобы иметь такие бланки в запасе.

В дальнейшем расходы, затраченные организацией на приобретение бланков, возместят работники, для которых они приобретались .

Если у работника по какой-либо причине нет трудовой книжки, то наниматель по его письменному заявлению заводит новую трудовую книжку (например, если у работника имеется трудовая книжка иностранного государства) или выдает ему дубликат трудовой книжки (например, в связи с ее утратой, повреждением). Отметим, что оформление дубликата не всегда обязанность нового нанимателя. В частности, если после увольнения не прошло шести месяцев, работник обращается за дубликатом к предыдущему нанимателю .

Обратите внимание!
При заключении с лицом гражданско-правового договора трудовая книжка не требуется .

О том, что трудовая книжка (или ее дубликат) принята, наниматель делает запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга). При этом наниматель выдает сотруднику расписку о получении трудовой книжки, составленную в произвольной форме.

В ней указываются реквизиты организации, а также проставляется печать нанимателя. После получения расписки работник ставит в книге свою подпись . Отметим, что в книге регистрируются трудовые книжки всех работников, в том числе тех, кто принят на работу впервые.

Заполнение трудовой книжки

При приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении трудовая книжка заполняется в течение 7 календарных дней со дня издания приказа, на основании которого вносятся соответствующие записи .

Записи в трудовой книжке необходимо делать аккуратно, на русском или белорусском языке, без сокращений. Все даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Например, 22.08.2017 .

Если в трудовой книжке не хватает места для внесения записей, то в нее необходимо добавить вкладыш. Он приобретается организацией в том же порядке, что и бланк трудовой книжки. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между ее последним листом и правой обложкой .

Сведения, которые наниматель должен внести в трудовую книжку, а также места их заполнения указаны в таблице 1.

Таблица 1

ЧТО ВНОСИТЬКУДА ВНОСИТЬ
Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность)Указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки
Сведения о работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта))В раздел «Сведения о работе» на основании распорядительного документа нанимателя
Сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работеВ раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» на основании распорядительного документа нанимателя
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке или переподготовкеВ раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» на основании документа о подготовке, повышении квалификации, стажировке или переподготовке
Сведения о лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностьюВ раздел «Сведения о работе» на основании вступившего в силу приговора суда
Сведения о периоде военной службы, службы в ОВД, ОГБ и иных госорганахВ раздел «Сведения о работе» на основании документа воинского учета
Сведения о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме, дополнительного образования взрослыхВ раздел «Сведения о работе» на основании документа об образовании

Исправление и дополнение записей в трудовой книжке

На практике нередко требуется внести изменения или дополнения в трудовую книжку. Они вносятся на основании документов, подтверждающих такую необходимость, и заверяются подписью и печатью нанимателя. Типичные ситуации, при которых следует внести изменения (дополнения), а также порядок их оформления в трудовой книжке рассмотрены в таблице 2.

Таблица 2

СУТЬ ИЗМЕНЕНИЯ (ДОПОЛНЕНИЯ)КТО ВНОСИТКАКИМ ОБРАЗОМ
Изменение ФИО, даты рожденияНаниматель по последнему месту работы или наниматель при приеме на работуНа первой странице (титульном листе) сведения зачеркиваются и над ними пишется измененный вариант. Ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки
Дополнение сведений об образовании, профессии, специальностиНаниматель по последнему месту работы или наниматель при приеме на работуНа первой странице (титульном листе) вносится дополнительная запись без зачеркивания предыдущих сведений. Ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки
Внесение пропущенной записиНаниматель, допустивший пропуск, или наниматель по новому месту работыВ разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывается полное наименование нанимателя, допустившего пропуск, в графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — производится пропущенная запись, в графе 4 — номер и дата распорядительного документа, на основании которого указанные дополнения произведены
Исправление (дополнение) записи в разделе «Сведения о работе»Наниматель, допустивший ошибку, или наниматель по новому месту работыВ разделе «Сведения о работе» в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в графе 4 — дата и номер распорядительного документа, на основании которого вносится запись

Хранение и учет трудовой книжки

В период работы трудовая книжка сотрудника хранится у нанимателя . Как было указано ранее, все трудовые книжки, а также их дубликаты регистрируются в книге. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя .

Обратите внимание!
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним в книге не регистрируются.

И книга, и трудовые книжки хранятся в одном месте. Как правило, в отделе кадров. Данные документы должны находиться в специально оборудованных местах. Например, в несгораемых шкафах, сейфах .

На заметку
Если работник по какой-либо причине не получил при увольнении свою трудовую книжку, то она остается у нанимателя и хранится отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников в течение двух лет. По истечении данного срока она передается в архив организации, где хранится еще 50 лет, а затем уничтожается .

Выдача трудовой книжки

При увольнении сотрудника наниматель обязан вернуть ему трудовую книжку, содержащую все необходимые записи, заверенные подписью и печатью нанимателя. Для этого наниматель в день увольнения (последний день работы) должен :

— выдать трудовую книжку на руки либо

— направить сотруднику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за трудовой книжкой (если работник не явился за трудовой книжкой или отказывается ее получить).

Трудовую книжку можно выслать работнику по почте. Но только если на это есть письменное заявление работника с указанием адреса. Трудовая книжка в таком случае должна быть отправлена не позднее следующего дня после получения заявления .

Обратите внимание!
В случае отказа работника от получения трудовой книжки наниматель должен оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей .

В книге в обязательном порядке отражается информация о выдаче трудовой книжки. Если работник забирает ее лично, то он ставит в книге подпись и дату получения.

Если трудовая книжка высылается сотруднику по почте, то наниматель проставляет в книге соответствующую отметку . Например, в виде записи «Трудовая книжка направлена по почте 30.08.2017».

Вместе с тем нанимателю следует сохранить письменное заявление работника и почтовое уведомление с отметками о вручении как доказательство отправления трудовой книжки работнику.

Отметим, что нанимателю очень важно вовремя вернуть уволенному работнику трудовую книжку или предпринять все необходимые для этого меры. Ведь если он этого не сделает, ему грозит ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула .

Примечание
Подробнее об ответственности нанимателя за задержку выдачи трудовой книжки работнику см. статью «Наниматель задержал выдачу трудовой книжки: что ему грозит?» (автор Тимина М.А.).

На заметку
Иногда работнику может понадобиться трудовая книжка в процессе работы. В таком случае наниматель на основании письменного заявления выдает ему подлинник или копию трудовой книжки.

Если сотруднику выдается оригинал, то у нанимателя остается расписка работника, в которой указывается получение трудовой книжки на руки, дата получения и обязательства возврата трудовой книжки.

Отметим, что выдача оригинала ограничена сроком — не более чем на пять календарных дней .

Источник: https://ilex.by/vedenie-trudovyh-knizhek-pamyatka-nanimatelyu/

Получаем бланки трудовых книжек и (или) вкладышей к ним. Пошаговая инструкция

Вкладыш в трудовую книжку в рб

Трудовая книжка по-прежнему остается важным документом в работе кадровиков. Сегодня мы расскажем не о записях в трудовой книжке, а о получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовая книжка для работников является основным документом о трудовой деятельности и стаже (ст. 50 ТК). Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч.

поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Образец трудовой книжки утверждает республиканский орган государственного управления, проводящий государственную политику в области труда.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

На основании записей в трудовой книжке работника подтверждается стаж работы (часть первая ст. 51 Закона № 1596-XII). Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы (п. 8 Положения о порядке исчисления стажа работы).

Документ: 
Закон Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон № 1596-XII).

Важно прояснить, что такое вкладыш к трудовой книжке, когда он нужен и что с ним делать.

Так, в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен. Он заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производят запись либо ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

Следовательно, получение трудовой книжки является для работника, впервые принимаемого на работу, очень важным фактом. Наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку своевременно и в надлежаще оформленном виде. Для этого необходимо соблюсти определенную процедуру.

На практике возникают вопросы о том, куда обратиться за получением трудовых книжек и какие для этого необходимо собрать документы. Рассмотрим ответы на них далее.

Пошаговая инструкция

Шаг 1.Оплатите бланк трудовой книжки или вкладыша к ней.

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется местными исполнительными и распорядительными органами по месту их нахождения или по месту жительства, а в г. Минске – местными администрациями районов по месту их нахождения или по месту жительства.

Расчетный счет, на который необходимо перечислить денежные средства за выдачу бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, можно найти на официальном сайте местного исполнительного и распорядительного органа, в который необходимо обратиться. При выдаче трудовой книжки, а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.

Стоимость бланков трудовых книжек следующая:

– трудовая книжка (1 бланк) – 16 000 руб. с НДС;

– вкладыш к трудовой книжке – 7 300 руб. с НДС.

ЭТО ВАЖНО! Оплата через сберкассу не осуществляется. Трудовые книжки выдаются только по факту поступления денежных средств на счет.

Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).

Шаг 2.Подготовьте пакет документов, необходимых для заказа бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.

Для получения чистого бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней в государственные органы необходимо представить:

а) заявление (письмо) с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним);

б) заверенные копии приказов о принятии на работу каждого из работников, на имя которых заводятся трудовые книжки;

в) копию свидетельства о регистрации юридического лица;

г) оригинал платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств за бланк трудовой книжки и (или) вкладыша к ней;

д) оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт);

е) доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Заявление на выдачу трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации-работодателя с просьбой о выдаче трудовой книжки на имя соответствующего работника или нескольких работников.

Заявление должно содержать:

– фамилию, имя, отчество работника (каждого из них, если трудовые книжки заводятся на нескольких работников);

– номер и дату приказа о приеме на работу;

– паспортные данные работника.

ЭТО ВАЖНО! Чтобы избежать отказа в выдаче трудовой книжки, к заявлению следует прилагать оригинал платежного поручения.

Шаг 3.Подготовьте пакет документов, необходимых для получения бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.

При получении бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней необходимы:

– оригинал и копия документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или решение собрания учредителей о назначении на должность, или трудовой договор (контракт)), и печать – в случае получения трудовой книжки лично руководителем организации;

– доверенность на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней (товарно-материальных ценностей) – в случае получения трудовой книжки уполномоченным лицом.

ЭТО ВАЖНО! Наличие печати на доверенности обязательно.

Документ: Положение о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 (далее – Положение о порядке исчисления стажа работы).

Шаг 4.Обратитесь в государственный орган за получением бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, представив пакет необходимых документов.

Как уже говорилось ранее, обращаться следует в местные исполнительные и распорядительные органы по месту регистрации организации, поскольку именно они обеспечивают бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

Нередко работник сам отправляется в местный исполнительный и распорядительный орган с целью получить трудовую книжку на свое имя. Логично, что со стороны местного исполнительного и распорядительного органа следует отказ в выдаче бланков. Работник, на которого организация получает трудовую книжку, не вправе получить ее лично. Это исключительная компетенция организации.

Шаг 5.Получите бланк трудовой книжки либо вкладыша к ней и товарную накладную формы ТН-2.

При получении бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) получающее лицо должно представить пакет документов (описанный выше), необходимый при их получении, и оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт).

Выдача бланков трудовых книжек осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением № 192.

Документ: постановление Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» (далее – постановление № 192).

Шаг 6.Обеспечьте учет и хранение бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме, предусмотренной Инструкцией № 40.

Книгу учета ведет кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Не полученные работниками при увольнении трудовые книжки (дубликаты) остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока они хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Справочно: 
наниматели могут продолжать использовать имеющиеся у них бланки трудовых книжек или вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 г., поскольку они являются действительными до полного использования (п. 3 Инструкции № 40). 

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

В случае ликвидации нанимателя ликвидационная комиссия (ликвидатор) сдает бланки трудовой книжки и вкладыша к ней по месту их получения.

При прекращении в установленном порядке деятельности индивидуальный предприниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган по своему месту жительства.

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания.

Административная ответственность наступает в соответствии
с ч. 4 ст. 9.19 КоАП с применением санкций в виде штрафа.

Административная ответственность наступает независимо от привлечения или непривлечения за это же правонарушение виновного должностного лица организации к дисциплинарной или материальной ответственности.

Согласно ст. 197 ТК за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность (ст. 198–204 ТК). Например, лицо, уполномоченное вести трудовые книжки, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за утрату трудовой книжки работника организации.

Если действиями должностного лица в связи с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки организации причинен материальный ущерб, то оно может быть привлечено и к материальной ответственности.

Эвелина Дубовик, старший преподаватель кафедры финансового права и правового регулирования хозяйственной деятельности Белорусского государственного университета,

управляющий партнер ООО «Юридическая компания Соломон»

Денис Бойба, ведущий юрисконсульт
ООО «Юридическая компания Соломон»

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/poluchaem-blanki-trudovykh-knizhek-i-ili_0000000

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.